Geschäftsordnung Weiterbildungsverband Mittlerer Niederrhein e.V. i.d.F. vom 19.01.2023 

I. Präambel 

Diese Geschäftsordnung gilt gemäß § 10 Absatz 5 der Satzung für den Vorstand. Sie regelt die interne Arbeitsweise und die Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstands. Die satzungsrechtlichen Vorschriften über die Vertretung nach außen bleiben unberührt. Zur besseren Lesbarkeit werden Personen und Funktionen (Vorstand, Mitarbeiter) in einer neutralen Form angesprochen, wobei alle Geschlechter gleichberechtigt gemeint sind. 

II. Verfahrensfragen Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung

1. Diese Geschäftsordnung kann durch den Vorstand erlassen, geändert und aufgehoben werden. Eine Beteiligung anderer Vereinsorgane ist weder vorgesehen noch erforderlich.

2. Für die Beschlussfassung dieser Geschäftsordnung ist die einfache Mehrheit aller satzungsgemäß berufenen anwesenden Vorstandsmitglieder erforderlich. Stimmenthaltungen werden als Nein-Stimmen gewertet.

3. Die Geschäftsordnung ist den Mitgliedern des Verbandes und allen Vorstandsmitgliedern bekannt zu geben.

III. Zuständigkeit und Verantwortung

Verhältnis von Gesamtvorstand, geschäftsführendem Vorstand

1. Der Vorstand besteht aus mindestens fünf Mitgliedern und maximal neun Mitgliedern.

2. Gemäß § 9 Absatz 1 lit. 3 der Satzung wählt die Mitgliederversammlung den Vorstand.

3. Vorsitzender, stv. Vorsitzender und geschäftsführendes Vorstandsmitglied bilden gemäß Satzung den geschäftsführenden Vorstand, der zugleich Vorstand im Sinne des § 26 BGB ist. Gemäß § 10 Abs. 6 der Satzung sind jeweils zwei Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes gemeinsam vertretungsberechtigt.

4. Die Ressortaufteilung ergibt sich aus § 7 der Geschäftsordnung.

IV. Grundsätze

1. Alle Vorstandsmitglieder wirken an der Geschäftsführung (Innenverhältnis) durch gemeinsame Beratung und Beschlussfassung mit. Davon abweichend sind einzelne Vorstandsmitglieder im Rahmen ihrer Zuständigkeit gemäß § 7 dieser Geschäftsordnung zu Entscheidungen und Maßnahmen berechtigt.

2. Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, die ihm übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen.

3. Der Vorstand bleibt vorbehaltlich der in § 7 genannten Aufgabenverteilung für alle Entscheidungen gesamtverantwortlich.

4. Bei Zuständigkeiten, deren geplanter Aufwandswert (Ausgaben abzgl. evtl. Einnahmen) einen Betrag in Höhe von € 5.000 in der Summe übersteigt, soll das entsprechende Vorhaben in einer Vorstandssitzung vorgestellt und per Beschlussfassung entschieden werden. Bei Zuständigkeiten, deren geplanter Aufwandswert (Ausgaben abzgl. evtl. Einnahmen) einen Betrag in Höhe von € 12.000 in der Summe übersteigt, soll das entsprechende Vorhaben in einer Mitgliederentscheidung vorgestellt und per Beschlussfassung entschieden werden.

V. Sitzungsablauf

§ 1 Sitzungen

1. Vorstandssitzungen sollen mindestens sechs Mal im Jahr stattfinden. In Ausnahmefällen können auf schriftlichen Antrag eines Vorstandsmitglieds weitere Sitzungen einberufen werden.

2. Der Vorstand legt die Termine für die turnusmäßigen Vorstandssitzungen jeweils zu Beginn des Jahres für das laufende Jahr fest.

3. Die Vorstandsmitglieder sind zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet. Bei Nichtteilnahme muss der Vorsitzende frühzeitig informiert und für eine fachinhaltliche Vertretung gesorgt werden (siehe § 7 Abs. 3).

4. Zu den Sitzungen lädt der BGB-Vorstand per E-Mail ein.

5. Der Vorsitzende leitet die Sitzungen; im Verhinderungsfall werden diese durch den stellvertretenden Vorsitzenden geleitet.

§ 2 Tagesordnung

1. Die Tagesordnung wird vom BGB-Vorstand aufgestellt.

2. Die Tagesordnung soll alle Anträge der Vorstandsmitglieder enthalten, die bis drei Tage vor dem Versand der Tagesordnung beim Vorsitzenden eingegangen sind. Danach eingegangene Anträge werden mit in der nächsten Vorstandssitzung unter TOP „Verschiedenes“ vorgetragen und Unterlagen hierzu in der Sitzung verteilt.

3. Die Tagesordnung soll den Vorstandsmitgliedern sieben Tage vor dem Sitzungstermin schriftlich mitgeteilt werden.

§ 3 Vertraulichkeit/Öffentlichkeit

1. Die Sitzungen des Vorstands sind nicht öffentlich.

2. Der Vorstand kann mit einfacher Mehrheit über die Zulassung weiterer Personen zur Sitzung entscheiden; insbesondere kann er sachkundige Personen sowie den Fachbeirat hinzuziehen.

3. Die Teilnehmer der Sitzung haben Stillschweigen über den Verlauf und die

Sitzungsergebnisse zu wahren.

§ 4 Beratungs- und Beschlussgegenstände

1. Gegenstand der Beratung und Abstimmung sind nur die in der Tagesordnung festgelegten Punkte.

2. Angelegenheiten, die nicht in der Tagesordnung enthalten sind, werden zur Beschlussfassung nur zugelassen, wenn alle anwesenden Vorstandsmitglieder zustimmen. Andernfalls können sie zur Beratung zugelassen werden, wenn die einfache Mehrheit der Vorstandsmitglieder zustimmt.

§ 5 Beschlussfassung

1. Zur Abstimmung sind nur die in den Vorstandssitzungen anwesenden Mitglieder (Präsenz bzw. Online durch Videokonferenz) des Vorstands berechtigt. Eine Stimmrechtsübertragung ist ausgeschlossen.

2. Vom Stimmrecht ausgeschlossen sind Vorstandsmitglieder, wenn die Beschlussfassung die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit ihm oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits zwischen ihm und dem Verein betrifft.

3. Die Vorstandssitzung ist beschlussfähig, wenn sie ordnungsgemäß einberufen wurde und diese Geschäftsordnung nichts anderes vorsieht.

§ 6 Protokoll

1. Über Vorstandssitzungen ist ein Sitzungsprotokoll zu fertigen. Das Protokoll muss umfassen: Datum und Uhrzeit der Versammlung, eine Namensliste der Teilnehmenden, die Feststellung der Beschlussfähigkeit, die Tagesordnung, Anträge zur Tagesordnung, die Beschlüsse unter Angabe des Abstimmungsergebnisses. Auf Verlangen von Vorstandsmitgliedern müssen abgegebene Erklärungen wörtlich in das Protokoll aufgenommen werden.

2. Das Sitzungsprotokoll ist vom Protokollführer und dem Sitzungsleiter zu unterzeichnen.

3. Jedem Vorstandsmitglied ist eine Abschrift des Sitzungsprotokolls zu übermitteln. Gegen den Inhalt des Protokolls kann jedes Vorstandsmitglied innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung schriftlich Einwendungen erheben. Über Einwendungen wird in der nächsten Vorstandssitzung entschieden. Sollten bis zum Ablauf der Frist keine Einwendungen erhoben werden, gilt das Sitzungsprotokoll als genehmigt.

§ 7 Ressortaufteilung

1. Der geschäftsführende Vorstand des Vereins gem. § 26 BGB besteht aus dem Vorsitzenden, dem stellvertretenden Vorsitzenden und dem geschäftsführenden Vorstandsmitglied (§ 10 Abs. 1 der Satzung). Der Gesamtvorstand besteht aus dem geschäftsführenden Vorstand sowie mindestens zwei weiteren Vorstandsmitgliedern (§10 Abs. 1 der Satzung). Neben der allgemeinen Vertretung des Vereins i. S. d. § 26 BGB werden die durch den Verein zu erledigenden Aufgaben wie folgt verteilt:

a) der Vorsitzende:

Der Vorsitzende des Vereins leitet die Mitgliederversammlung und die Vorstandssitzung. Weiterhin ist er zusammen mit dem geschäftsführenden Vorstand verantwortlich für den gesamten finanziellen Bereich des Vereins. Er verwaltet die Mittel und ist für die Buchführung zuständig. Für die Barkasse hat er ein Kassenbuch zu führen. Er wird für seinen Bereich bei den zuständigen Stellen (Bank, Finanzamt) als Ansprechpartner benannt. Ferner ist der Vorsitzende primär für die Repräsentation des Vereins verantwortlich. Der Vorsitzende erstellt den Jahresabschluss des vorangegangenen Jahres. Er ist für die Erstellung der Steuererklärungen und für die ordnungsgemäße Abführung der anfallenden Steuern zuständig.

b) der stellvertretende Vorsitzende:

Der stellvertretende Vorsitzende vertritt den Vorsitzenden im Verhinderungsfall. Er ist erster Ansprechpartner für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in Verbindung mit Artikel V §7 Nr. d). Das Ressort Mitgliederwerbung und Mitgliederbetreuung wird primär durch den stv. Vorsitzenden geführt. Zusätzlich koordiniert der stv. Vorsitzende Veranstaltungsformate und ein Vereinsmagazin.

c) der geschäftsführende Vorstand:

Er beruft die Mitgliederversammlung und die Vorstandssitzung. Er ist für die Protokollführung während der Mitgliederversammlung und den Vorstandssitzungen verantwortlich. Er wird zusätzlich zum Vorsitzenden bei den zuständigen Stellen (Bank, Finanzamt) als weiterer Ansprechpartner benannt. Darüber hinaus ist er für die datenschutzrechtlichen Fragen im Verein zuständig, soweit nicht ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen ist. Ferner ist er verantwortlich für die Erledigung der Vereinsaktivitäten, soweit nicht ein anderes Vorstandsmitglied zuständig ist. Er ist zuständig für die Verwaltung und Umsetzung der elektronischen Medien (zum Beispiel: Email-Server, Internetpräsenz des Vereins, Bildungstheke).

d) gesamter BGB-Vorstand

Der gesamte BGB-Vorstand ist in Einheit verantwortlich für die Korrespondenz des Vereins und für die Umsetzung der Vereinsbeschlüsse (sowohl für Entscheidungen bei Mitgliederversammlung als auch Vorstandssitzungen). Zudem ist der BGB-Vorstand in Einheit als Ansprechpartner der Öffentlichkeits- und Pressearbeit und für die Repräsentation des Vereins (unter Berücksichtigung von Artikel V §7 Nr. b) zuständig. Der gesamte BGB-Vorstand erstellt für das kommende Jahr den Haushaltsplan.

e) die weiteren Vorstandsmitglieder sind für folgende Ressorts verantwortlich:

2. Berichtspflichten

Auf den Vorstandssitzungen haben die Mitglieder des Vorstandes über ihr Ressort Bericht zu erstatten. Erforderliche Unterlagen sind vorzulegen. Alle Mitglieder des Vorstandes sind verpflichtet, sich über die weiteren Ressorts zu informieren.

Der Geschäftsführungsbericht auf der Mitgliederversammlung wird durch den Vorsitzenden erstattet. Die Mitglieder des Vorstandes haben den Bericht für ihren Bereich vorzubereiten.

3. Vertretungsregelungen

Alle Mitglieder des Vorstandes sind verpflichtet, im Rahmen ihrer Ressortzuständigkeiten, bei einer Verhinderung oder Abwesenheit in Vorstandssitzungen für eine vorstandsinterne Vertretung zu sorgen. Die Vertretung dient der fachinhaltlichen Information der Ressortaufgaben des vertretenen Vorstandsmitglieds. Eine Stimmrechtsübertragung ist gem. § 5 Abs. 1 ausgeschlossen.

§ 8 Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung wurde durch den Vorstand am 19.01.2023 beschlossen und zuletzt am 19.01.2023 geändert.